Monitor mit grafischer Darstellung des Asset Lifecycle.

Case Study

Unsere Rolle: Gesamtprojektleitung

Our client

Polifilm Group

03/2024 - 05/2025

Konzeption und Implementierung eines vollständigen Lifecycle Management-Prozesses für sämtliche IT-Assets eines Unternehmens – inklusive Server, Netzwerkkomponenten, Clients und Peripheriegeräte.

Ziel war es, Transparenz über den gesamten Lebenszyklus aller Assets zu schaffen, Standards für Beschaffung und Betrieb zu etablieren und einheitliche Hardwarestrukturen standortübergreifend durchzusetzen. Die Einführung einer zentralen CMDB sowie die automatisierte Anbindung an bestehende ITSM-Systeme (u. a. ServiceNow) bildeten die technologische Grundlage.

Initial Situation | Objectives

  • Manuelle, intransparente Verwaltung von IT-Assets
  • Fehlende Standards für Beschaffung, Betrieb und Austausch
  • Aufbau eines durchgängigen Lifecycle-Management-Prozesses
  • Einführung einer zentralen CMDB zur Assetverfolgung
  • Automatisierte ITSM-Anbindung & DSGVO-konforme Stilllegung

Duties | Responsibilities

  • Projektleitung für Konzeption, Implementierung und Rollout des Lifecycle-Managements
  • Erstellung standardisierter Prozesse für Beschaffung, Rollout, Betrieb, Austausch und Stilllegung
  • Einführung und Strukturierung CMDB
  • Harmonisierung Hardware-Landschaft
  • Umsetzung automatisiertes Asset-Management

Key areas:

  • Entwicklung eines unternehmensweiten Hardware-Standards mit definierten Lebenszyklen (z.  3 Jahre Client, 5 Jahre Server)
  • Umsetzung eines ganzheitlichen Remote-Onboarding-Konzepts für verteilte Belegschaften
  • Aufbau eines DSGVO- und BSI-konformen Rücknahme-, Lösch- und Wiederverwertungskonzepts
  • Standortübergreifende Prozessharmonisierung trotz heterogener IT-Landschaften
  • Etablierung einer Kapazitätsplanung zur vorausschauenden Budgetsteuerung und Ressourcensicherung

Technologies & Methods

  • CMDB
  • ITSM (ServiceNow, OTRS)
  • Hardwarestandardisierung
  • Asset-Lifecycle-Management
  • Prozessmodellierung
  • DSGVO/BSI-konforme Datenvernichtung
  • Projektmanagement (klassisch & agil)
  • Change Management

Gesamtprojektleitung

Results

Weidehoff Business Solutions

  • Vollständige Transparenz über den Bestand, Zustand und Zyklus aller IT-Assets
  • Reduktion von Betriebskosten durch einheitliche Beschaffung und vordefinierte Austauschzyklen
  • Erhöhung der IT-Sicherheit durch klare Prozesse für Löschung und Rücknahme
  • Reibungsloses Remote-Onboarding durch standardisierte Abläufe und Versandlogistik
  • Grundlage für vorausschauende Budgetierung und Kapazitätsplanung geschaffen